Das wird ein kurzer Hartig-Blog. Und einer mit Provokationen. Der Titel lässt es vermuten: "Schreiben Sie keine Rechnungen mehr!". Aber das mit den Provokationen sind Sie, liebe Leserin, lieber Leser, in diesem Blog ja gewohnt. Vielleicht lesen sie ihn genau deswegen. Mal sehen, wo wir heute damit rauskommen ...

Damit das hier lesbarer wird, möchte ich für den heutigen Hartig-Blog drei Personen einführen. Da wären Fahrschulinhaber Horst, Kunde (Fahrschüler) Karl und Rechnungszahlerin Ramona. Ramona ist die Mutter von Karl.

Also los!

Karl meldet sich bei Horst in der Fahrschule an. Im Rahmen seines Ausbildungsvertrages wird mit der Anmeldung der Grundbetrag und das Lehrmaterial fällig. Horst druckt Karl eine Rechnung aus. Karl nimmt diese mit nach Hause und legt sie seiner Mutter Ramona vor. Schließlich kommt die für die Kosten des Führerscheins auf. Von Zeit zu Zeit kontrolliert Horst seine Kontoauszüge. Irgendwann sieht er dort den Zahlungseingang von Ramona. Horst atmet durch. Es waren keine Mahnungen und Erinnerungen nötig. Ramona ist eine vorbildliche Rechnungszahlerin.

So weit, so gut!

Die Ausbildung von Karl schreitet voran. Er hat Fahrstunden genommen. Zwischenzeitlich sind es 10 Stück. Horst hat ordentliche Preise. Das Schülersaldo liegt damit bei 620 €. Horst möchte sein Ausfallrisiko minnimieren. Er möchte Geld von Karl bzw. Ramona sehen. Und jetzt nimmt der Irrweg seinen Lauf.

Horst schreibt eine Rechnung

Klar werden Sie sagen. Horst muss die Rechnung schreiben, damit er Geld bekommt. So funktioniert das in Fahrschulen seit 40 Jahren. Stimmt. Und es ist absoluter Blödsinn! Es ist Aufwand, der im Fahrschulbüro geleistet werden muss. Es ist ein buchhalterischer Vorgang. Rechnungen können nicht geändert werden. Sie müssten bei einer Korrektur storniert und neu ausgestellt werden. Und noch viel schlimmer: Karl nimmt ja weiterhin Fahrstunden. Das bedeutet, dass die von Horst erstellte Rechnung am nächsten Tag schon nicht mehr aktuell ist, weil das Schülersaldo weiter angestiegen ist. Das sorgt für Verwirrung bei Ramona. Die rückversichert sich durch einen Anruf im Fahrschulbüro, was dort noch mehr Aufwand produziert.

Die Verwirrung wird größer

Wir könnten das weiterspielen. Ramona erfährt durch ihren Anruf im Fahrschulbüro, dass das aktuelle Schülersaldo nicht mehr bei 620 € sondern zwischenzeitlich bei 760 € liegt. Als vorbildliche Rechnungszahlerin überweist Ramona auf das Fahrschulkonto 1.000 €. Und jetzt blickt keiner mehr durch. Die Rechnung von 620 € ist bezahlt. Die weiteren, aber noch nicht in Rechnung gestellten 140 € auch. Und dann gibt es noch ein Restguthaben von 240 € auf zukünftige Leistungen. Wenn man sehr viel Zeit hat, kann man das alles tun. Muss man aber nicht!

Die Rechnung als Zahlungstrigger

Da liegt der Fehler. Wir Fahrschulen haben uns angewöhnt, die Rechnung als Zahlungstrigger zu verwenden. Und das ist kompleter Blödsinn. Und auch nach langem Überlegen, kenne ich keine Branche, die das macht. Es ist einfach nicht notwendig. Und es ist auch keine Kundenerwartung. Was Ramona will, ist ihrer Zahlungsverpflichtung nachzukommen. Als Helikopter möchte sie Transparenz über in Anspruch genommene Leistungen und das daraus resultierende Saldo. Dafür braucht sie aber keine Rechnung! Das ist Irrsinn!

Irrsinn

Und dieser Irrsinn wird noch größer, wenn Horst anfängt, zukünftige, also geplante Leistungen in Rechnung zu stellen. Das hat Horst sich nämlich über die letzten Jahrzehnte angewöhnt. Eine Woche vor der praktischen Prüfung möchte er Karl gerne die Endrechnung fertig machen. Und die muss bezahlt werden. Die Prüfung ist das Druckmittel. Und jetzt hat Horst auf der Rechnung noch 3 Fahrstunden stehen, die geplant sind. Also in den Tagen vor der Prüfung stattfinden. 

Und wie das Leben so spielt, finden diese Stunden dann aber doch noch anders statt, als geplant. Es sind mehr oder weniger. Sie finden zu anderen Zeiten statt. Eigentlich stehen sie aber schon auf der Rechnung. Auf dem Ausbildungsnachweis übrigens auch. Aber es passt nicht. Horst schiebt die Fahrstunden. Das Fahrschulbüro storniert die Rechnung, die Ramona aber bereits bezahlt hat ... . Nochmal: Das kann man alles tun. Und man kann auch glauben, dass das so sein muss. Es ist aber nicht so!

Was Ramona eigentlich will ...

... ist eine Leistungsübersicht mit Saldo in Echtzeit. Immer. Überall. Und eben Live. Das funktoniert nicht mit einer Rechnung. Und die kann das auch gar nicht leisten. Und ja, Fahrschulen haben die Rechnungstellerei dafür in den letzten Jahren zweckentfremdet.

Ramona braucht ein Portal. Einen Zugang. Vielleicht auch eine App. Dort sieht sie Live und in Farbe, welche Leistungen Karl in Anspruch genommen hat und wie das aktuelle Saldo aussieht. Ich formuliere das mal blumiger: Karl hat einen Kontostand bei Horst in der Fahrschule. Den möchte Ramona gerne überwachen. Und Ramonas Aufgabe ist es, diesen Kontostand immer im PLUS zu halten. Ansonsten können keine Leistungen in Anspruch genommen werden. Fertig.

Horst hat umgeparkt

Horst hat das verstanden. Er hat die Abläufe in seiner Fahrschule geändert. Er hat umgeparkt. Im Kopf. Und das ist das Schwierigste, was wir Menschen so tun müssen. Im Anmeldeprozess sorgt er jetzt dafür, dass sowohl Karl als auch Ramona auf Ihrem Handy drive.buzz installiert haben. Dort zeigt Horst jedem Kunden zu allererst die Übersicht "Mein Konto". Und er schwört Ramona darauf ein, dass sie hier genau die Kontrolle findet, die sie gerne hätte. Und dass es Ramonas Aufgabe ist, für Kontodeckung zu sorgen. Das kann sie übrigens ganz komfortabel über den Button "Konto aufladen" erledigen. Und in Echtzeit, also Live, ändert sich damit das Saldo. Punkt.

Horst und seine Büromädels lehnen sich zurück

Zuerst ist es ungewohnt. Aber ganz schnell genießen Horst und seine Büroangestellten den gewonnenen Komfort und die Zeit. Keine Telefonanrufe mehr. Kein Rechnungsgeschreibe. Kein Geldhinterherrennen. Kein Zahlungseingangsgeprüfe. Keine Rechnungskorrekturen. Kein Pendelordner für den Steuerberater. Und das Beste: Keine Außenstände! Statt dessen Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: Fahrschülerstau organisieren. Kunden mit Stundenplänen terminieren. Zeit haben. Zuhören.

Und damit Ramona ganz am Ende der Ausbildung doch noch eine "ordentliche" Rechnung erhält, stellt Fahrschulcockpit in das drive.buzz Portal von Karl und Ramona mit dem Bestehen der praktischen Prüfung und dem damit erfolgten Abschluss der Ausbildung, vollautomatisch eine Rechnung ein. Dafür hat keiner was tun müssen. Und das Rechnungssaldo ist NULL.

Es ist Ihre Zeit. Und es ist Ihre Entscheidung. Aber hören Sie bitte auf, mit diesem irrsinnigen Rechnungsgeschreibe.
#neudenken

Ihr Nils Hartig
Februar 2020